Žádost o změnu je ideální vždy komunikovat dopředu s projektovým manažerem API via jejich komunikační nástroj tzv. depeše. Oni určí, zda se jedná o změnu podstatnou (musí schválit MPO) nebo nepodstatnou (stačí jen informace via depeše). Přesuny v rámci rozpočtu bývají obecně brány jako nepodstatné změny, pokud nemají vliv na celkovou výši rozpočtu a jsou schvalovány bez problému. 
To samé platí pro změny v rámci osobních nákladů. Důležité je nepřekročit rozpočet. S patřičným odůvodněním musíme informovat API, proč potřebujeme víc pracovníků apod. a přikládáme aktualizovanou tabulku řešitelského týmu viz příloha. 
Termín žádostí / informování o změně je min. 14 dní před podáním žádosti o platbu (žádost o platbu se podává do dvou měsíců po ukončení etapy)
